5月も中旬に差し掛かり、徐々に夏の陽気も垣間見えてきましたが皆さまはいかがお過ごしでしょうか。
まだまだシーズン真っ最中で、ゴルフに誘われる方も多いことでしょう。
もしかしたら、成り行きでゴルフ幹事に抜擢されてしまったけど、初めてだし右も左も分からない…という方もいらっしゃるかもしれません。
今回はそんな方々のために失敗しない準備のノウハウをお伝えしていきたいと思います。
メンバー管理は目的に応じて
当然ですが、接待コンペや新歓コンペなど、コンペによってその目的は様々です。
まずは、ご自身が幹事をされるコンペの目的を整理しましょう。
例えば新歓コンペの場合ですと、主役は上司よりも新入社員になりますので、もちろんメンバー集めは新入社員を優先する必要があります。また新入社員の中でも、影響力があり、ほかの新入社員も積極的に集めてくれるような人はさらに優先順位が高くなります。
そして人数が少なすぎる場合はもちろん、多すぎる場合もイベント進行に影響が出ていしまいますので、予め定員を設けておきましょう。
もちろんそのコンペの趣旨に合わせて主要な層の割合が変わってきますので、その辺りも踏まえて定員を設けるようにするとミスが起きにくいです。主賓や代表となる人物も予め立てておきましょう。
日程調整は主要となるメンバーを優先
メンバー管理が済みましたら、次はそのメンバーが集まる日程を調整しましょう。
しかし、メンバー全員が参加する日を調整するのはどうしても難しいものです。
その際に先ほどのメンバーリストが役立つわけです。優先順位を踏まえて用意しているはずなので、優先順位が最も高い層が一番多く参加し、その他の参加者も少なくない日に決定するのが妥当であるといえるでしょう。
またメンバーに直前キャンセルされてしまっては敵いませんので、出席管理も定期的に行うように心がけましょう。
そしてキャンセル料の発生等についての共有事項もしっかりと伝えましょう。
打ち上げも見据えた計画的な予算管理を
コストとして考えなければならない大きな名目が、プレー費・打ち上げ費・表彰用の景品の費用の３つです。
プレー費を除いた参加費の相場が3,000円程度であると言われています。
シーズンやプレイヤーのレベルによってもプレー費は大きく左右しますので、ゴルフ場との交渉も必要となってくる場合もあります。ゴルフ場の方は親切に教えてくれますので、分からないことの確認や交渉などは積極的に行いましょう。
また忘れがちになりますが、会費の徴収方法もしっかりと決めておきましょう。
初めてゴルフ幹事をされるなら、参加費だけ予め頂いておいて、それ以外は個人でお支払いしていただくという形式で行うのが最も金銭管理がしやすいと思われます。
長々と述べましたが、今回お伝えした企画が、ゴルフ幹事の基本にして最も重要になる部分です。
細かい点も多いですが、しっかりと準備を行なうことで参加者の方々の信頼も厚くなり、みなさんが心の底から楽しめる素晴らしいコンペを開催できること間違いなしです。
